Gestión documental para notarías

Optimizar los sistemas de impresión y gestión documental. Éste era el objetivo de la Notaría de Raúl Muñoz Maestre que ha apostado por la solución de Notarnet integrada en los equipos multifunción imageRUNNER ADVANCE de Canon.

 

El desarrollo llevado a cabo por Notarnet permite modificar los flujos de trabajo de los equipos multifunción Canon para optimizar el trabajo diario de los 16 empleados de la notaría y mejorar la accesibilidad a los documentos.

 

Con estas soluciones la notaría ha logrado disminuir la cantidad de papel sobre los escritorios de los empleados, ahorra tiempo en las labores de escaneo, archivado e impresión y mejorar el procesamiento de documentos.

 

Raúl Muñoz Maestre resume los beneficios al indicar que “ganamos en tiempo y ganamos en espacio. Hemos reducido el espacio físico destinado a diferentes multifuncionales y equipos de sobremesa para contar con dos equipos muy veloces que nos permiten aligerar nuestros trámites”.

 

Los empleados cuentan ahora con una solución intuitiva que agiliza enormemente su trabajo diario y que evita pérdidas documentales y amontonamientos caóticos de papeles sobre cada escritorio. Así, se ahorra la tarea puramente manual de seleccionar cada archivo, escanearlo lote por lote, vincularlo en el orden correcto y evitar que haya páginas en blanco.

 

 

Para cuantificar el ahorro de tiempo se ha realizado una prueba con una escritura de más de 260 páginas. Mediante la nueva solución el documento estaba escaneado, archivado y listo para imprimir en 90 segundos. Un proceso que antes llevaba hasta 10 minutos y que supone un 85% de ahorro de tiempo respecto a la anterior manera de trabajar.

 

 

 

Otros aspectos del trabajo diario, como el tratamiento de DNI o pasaportes, también se han visto beneficiados. Ahora se pueden colocar diversos DNI en el escáner y, con dos pasadas, los equipos son capaces de dividirlos en archivos distintos, llevarlos a la carpeta-destino deseada y vincularlos a la ficha de cada cliente.

 

Este concepto de notaría, bautizado como #NotaríaELITE, está en constante expansión y las posibilidades, en lo que a digitalización se refiere, son casi infinitas, ya que la notaría podría incluso, mediante tecnología OCR, vincular los datos de un DNI escaneado para rellenar los campos pertinentes de un testimonio o un contrato, por ejemplo, ayudando a agilizar aún más las pequeñas tareas del día a día.